10.06.08 Le cahier des charges

Le cahier des charges est un document incontournable dans un projet de création de site internet. Mais à quoi sert-il ? Qui doit le rédiger ? Comment le rédiger ? Voici quelques réponses qui devraient vous aidez dans la rédaction de ce type de document.

Qu’est ce qu’un cahier des charges ?

Un cahier des charges est un document écrit, structuré, qui décrit de façon exhaustive les spécifications d’un projet correspondant à un besoin. Un cahier des charges, outre les spécifications, peut aborder les modalités d’exécution du projet ainsi que les objectifs à atteindre.

Dans cet article, je m’attacherai à parler uniquement d’un besoin de création de site internet.

A quoi sert-il ?

A formaliser et communiquer ses besoins

Un document écrit force le rédacteur à exprimer l’ensemble de ses idées et à les structurer (l’écrit structure la pensée). Ce document constitue une trace réelle de vos besoins et une preuve tangible de leur existence.

Avoir une idée des ses besoins et espérer les transmettre par oral lors d’une réunion avec un prestataire est une démarche périlleuse qui manque de professionnalisme. En effet, vous risquez d’omettre des choses importantes, votre auditoire risque d’oublier ou d’interpréter certains aspects de vos explications, la transmission de vos besoins risque d’être décousue.

Il est beaucoup plus difficile de contester une information qui a été formalisée par écrit qu’une information transmise par oral.

Un cahier des charges écrit est donc l’outil de communication le plus fiable et le plus clair pour exprimer et transmettre vos besoins.

A contractualiser un devoir d’obligation d’information générale

Le cahier des charges n’est pas un document juridique cependant il constitue un document contractuel entre un client et un prestataire recensant les attentes et les besoins concrets du client. Il répond ainsi au devoir d’obligation juridique d’information général définit par le code de la consommation ( Livre Ier, titre Ier, chapitre Ier).

En contre partie, le prestataire, si il dispose d’un cahier des charges, pourra remplir ses devoirs de renseignements, de mise en garde et de conseils auprès du client.

A sélectionner un prestataire

Le cahier des charges permet de transmettre rapidement ses besoins aux prestataires afin que ceux ci puissent les étudier et proposer des solutions. De ces différentes réponses, découlera le choix du partenaire à qui sera confié le projet.

A servir de référentiel tout au long du projet

Le cahier des charges est un outil de communication et un référentiel pour le chef de projet tout au long du processus de création d’un site web. Il lui permet de vérifier que le prestataire suit bien les recommandations et ne s’écarte pas du cap. Pour le prestataire, ce document est un guide précieux pour s’assurer qu’il remplit les objectifs définit par le client.

Qui doit le rédiger ?

Le cahier des charges doit être fournit par l’émetteur du besoin c’est à dire le client.

Qui d’autre que le client peu le mieux expliquer la nature de ses besoins et connaitre le contexte de l’entreprise ? Il est fréquent de constater que c’est le prestataire qui rédige le cahier des charges à partir des informations transmises par oral par le client. Je le répète, c’est une mauvaise chose. Si le client est mal à l’aise pour rédiger son cahier des charges, il est préférable qu’il externalise ce travail auprès d’un consultant spécialisé.

Dans les entreprises d’une certaine taille, c’est généralement le chef de projet qui rédige le cahier des charges en collaboration avec les différents services concernés par le projet (service marketing, communication, informatique …).

Comment le rédiger ?

Le cahier des charges n’a pas besoin d’être une encyclopédie. Selon le projet, un document d’une vingtaines de pages peu suffire. Il n’a pas besoin d’être verbeux ou très technique. Un vocabulaire simple est préférable. Le principal est que le besoin soit clairement définie pour permettre aux prestataires une bonne compréhension.

Voici un exemple de plan décrivant les éléments à aborder dans un cahier des charges de création de site internet :

I. Présentation

1. Présenter l’entreprise

• Son historique
• Sa taille (CA et nombre de salariés)
• Ses activités principales
• Ses produits et/ou services
• Son organigramme

2. Présenter l’existant

• Support de communication
• Existant fonctionnel
• Existant technique

II. Description des besoins

1. Les objectifs du site

• Site de vente en ligne
• Site de lancement d’un produit, d’un service
• Site vitrine
• Site éditorial
• Site d’information
• Site de fidélisation …

2. La cible du site

• Nature (entreprise, particulier, collaborateur …)
• Genre
• Tranche d’age
• Appartenance sociale
• Attentes
• Style de vie …

3. Les contenus

• Quel type de contenus allez-vous fournir (texte, sons, vidéos, illustrations, photographies, logo …)
• Sous quel format (.doc, .pdf, .mp3, .jpg …)
• Nombre de pages, photos, fichiers …

4. L’architecture du site

• Nombre de rubriques et leur libellés
• Schéma d’arborescence de la navigation

Faite un inventaire exhaustif de toutes les informations et contenus qui seront diffusés sur votre site. Faites des regroupements par thème puis hiérarchisez l’information en rubriques, sous-rubriques.

5. Les besoins fonctionnels

• Besoins fonctionnels en « front office »
• - Moteur de recherche
• - Galerie d’images
• - Formulaire d’inscription à une newsletter
• - Présentation de news …
• Besoins fonctionnels en « back office »
• - Ajouter, effacer, modifier une news
• - Ajouter, effacer, classer des images
• - Gestion de la newsletter
• - Gérer les profils utilisateurs …

6. Les besoins techniques

• Architecture technique
• Configuration logicielle
• Configuration matérielle
• Hébergement
• Nom de domaine
• Reprise de l’existant
• Sécurité …

7. Les besoins en référencement

• Référencement naturel
• Référencement actif
• Mots clés de positionnement
• Annuaires ciblés …

8. Les besoins de suivis

• Statistiques de fréquentation
• Suivis du référencement
• Maintenance et mise à jour des applications
• Formations
• Assistance technique …

9. Les besoins en cessions de droits d’exploitations (patrimoniaux)

Décrivez les droits que vous souhaiter acquérir sur les créations d’auteur (graphisme, vidéo, son …)

• Que souhaitez-vous comme durée de cession ?
• Sur quel(s) support(s) souhaitez-vous diffuser les visuels (nombre et nature) ?
• Etendue géographique de la diffusion ?
• Souhaitez-vous acquérir le droit de modifier les sources ?
• Souhaitez-vous rétrocéder les droits d’exploitation ou de diffusion à de multiples clients ? Combien ?
• Souhaitez-vous négocier que le nom de l’auteur ne soit pas cité en légende des visuels ?
• Souhaitez-vous négocier avec l’auteur pour qu’il ne revendique pas la paternité des visuels en public ? (préciser les supports concernés) ?

III. Prestations attendues

Quels sont les livrables que vous souhaitez obtenir du prestataire pendant et à l’issu du projet ?

• Un planning de réalisation
• Une arborescence détaillée du site
• Une expertise et des recommandations ergonomiques
• Zoning, wireframes, maquettes
• Une documentation technique …

Conclusion

Comme nous venons de le voir, le cahier des charges est un document important qu’il ne faux pas négliger. Il vous permettra d’y voir plus clair dans vos idées, de mieux communiquer vos besoins et de faciliter le choix d’un prestataire.

Lorsque le choix de votre prestataire sera effectué, la partie graphique sera abordée au cours d’un brief créatif avec le directeur artistique de l’agence web.

Sources :

Cahier des charges – Wikipédia
Message de Laurent Desmontiers sur le forum 1DCafé (questions concernant la cession des droits d’auteur)